Os Tipos de Reunião Que Você Precisa Fazer

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As reuniões são o patinho feio do mundo corporativo. Normalmente vistas como desperdício de tempo e interrupções ao trabalho de verdade. Isso acontece porque muitas vezes o tipo de reunião errado é empregado para uma dada situação.

Portanto, qualquer gestor, em qualquer nível hierárquico precisa compreender os quatro tipos básicos de reunião para empregá-los de forma correta no seu dia a dia. Assim, irá promover organização e estruturação do trabalho, motivação das equipes e circulação de informações e tomada de decisão de forma ágil e precisa.

Basta usar o tipo certo para o momento certo:

  1. Reuniões de equipe;
  2. Reuniões de revisão operacional;
  3. Reuniões one-on-one;
  4. Reuniões ad hoc.
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Reuniões de Equipe

As reuniões de equipe têm como participantes o gestor e toda a sua equipe. As pautas da reunião de equipe podem ser quaisquer assuntos que impactem duas ou mais pessoas dos presentes. A reunião de um Sprint semanal e Scrum diário são exemplos de reuniões de equipe. Reuniões de times de vendas ou de equipes de atendimento também são reuniões desta mesma natureza. Reuniões de acompanhamento de OKRs também são reuniões de equipe.

Essa não é uma reunião em que o gestor “pontifica” suas ideias, mas uma discussão compartilhada, preferencialmente conduzida e mediada pelo gestor, mas com protagonismo da equipe. A pauta deve ser bem controlada pelo gestor e informada previamente para que os participantes possam se preparar em termos de informações e de organização das ideias. A reunião também pode ter uma parte mais livre, em que a equipe pode trazer suas pautas e agendas.

Se a conversa ficar presa exclusivamente numa questão que pode ser tratada apenas por parte do grupo, o gestor pode sugerir que esta parte se reúna posteriormente.

É uma excelente oportunidade para compartilhamento de decisões e promoção de interação. Também ajudam a liderança a obter mais informação e aprendizado a partir dos confrontos de posicionamentos e ideias que surgirão.

 

Reunião de Revisão Operacional

 Esse tipo de reunião proporciona que pessoas que não interagem normalmente possam ter contato umas com as outras. Seu formato pode conter apresentações formais, em que os gestores contam sobre seu trabalho e apresentam indicadores e progressos para outros gestores que não o seu gestor direto e seus pares.

São reuniões com mais estrutura e dados. Essas reuniões são mais comuns em organizações com quatro ou mais níveis hierárquicos. Reuniões de monitoramento e status report de projetos são exemplos de reuniões de revisão operacional.

O gestor dos gestores (gestor organizador) que irão apresentar seu trabalho e resultados é quem organiza e conduz a reunião. O seu papel na preparação é fundamental, com o apoio à definição do que será apresentado e em que nível de detalhe. Os gestores clientes são as pessoas para quem a apresentação é direcionada. Podem ser gestores acima do gestor organizador ou pares do gestor organizador. Este deve fazer perguntas, comentários e deve provocar a participação dos presentes.

 

Reunião One on One

É o momento individual que o gestor tem com integrantes da sua equipe. O objetivo é troca de informação e aprendizado mútuo. A liderança ensina habilidades e passa know how. O subordinado fala sobre o que tem feito e ambos falam sobre preocupações e potenciais problemas.

Essa reunião tem o seu subordinado como protagonista. Por isso, a agenda deve ter forte influência dele, que é o principal interessado. Essas reuniões devem ser tão frequentes quanto menor for a familiaridade com as tarefas do subordinado. Deve durar tempo suficiente para abordar assuntos difíceis (pelo menos 30 minutos). Nessas reuniões o gestor deve sempre fazer mais uma pergunta quando o subordinado achar que falou tudo, para produzir conversas ricas e aprofundadas, explorando os problemas e visões até o final.

Os encaminhamentos desta reunião devem ser confirmados e tratados na próxima reunião. Assim são reduzidas as interrupções do dia a dia e as agendas do gestor e da equipe ficam mais organizadas. Ela deve ser sistemática e a próxima deve ser sempre agendada ao final da atual. Exemplos de reuniões one on one são o acompanhamento do progresso em relação a uma avaliação de desempenho ou o acompanhamento de resultados individuais.

 

Reuniões Ad Hoc

São as famosas reuniões convocadas por algum motivo específico. Normalmente um problema, uma crise ou uma decisão importante que não pode esperar a reunião de equipe ou a reunião de revisão operacional.

O gestor que convoca a reunião precisa definir claramente os objetivos e enquadrar as decisões que precisam ser tomadas. Os participantes devem ser mapeados de acordo com sua relevância efetiva para fazer contribuições para a tomada de decisão e assumir compromissos para sua execução.

Você deve ter bastante cuidado para não convocar muitas pessoas (até oito seria o ideal). Os participantes devem ser aquelas pessoas que irão se engajar completamente e não meros espectadores. Ao final da reunião, uma memória com as decisões e encaminhamentos (com responsáveis e prazos) deve ser enviada aos participantes o mais rápido possível.

Idealmente, este tipo de reunião não deveria existir, pois tudo seria resolvido nas reuniões de equipe, revisão operacional e one-on-one. Mas a realidade impõe a necessidade de reuniões ad hoc. Na prática, essas reuniões não devem representar mais que 20% do tempo total das reuniões realizadas. Se você está marcando muitas reuniões deste tipo, é porque as outras não estão funcionando bem.

 

Como está a organização de reuniões da sua empresa? E a sua organização pessoal de reuniões?

 

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