A delegação de atividades é uma das mais importantes dos gestores, pois é por meio dela que se multiplica o tempo e se potencializam os resultados produzidos pela equipe. Quando feita de modo correto, possibilita a coordenação do trabalho na organização e o desenvolvimento dos profissionais. Todavia, se conduzida inadequadamente, pode gerar perda de tempo e frustração para quem delegou e para quem recebeu a atividade delegada.

Para que a delegação funcione bem, são necessárias algumas condições:

  1. Equipe capacitada ou com potencial de aprender a atividade;
  2. Orientação suficiente sobre a tarefa, especialmente sobre resultados esperados e prazos;
  3. Espaço suficiente para que o profissional possa desenvolver sua forma de fazer as atividades;
  4. Definição de padrões de atitudes e “regras gerais” sobre comportamentos e decisões;
  5. Acompanhamento tempestivo e sistemático;
  6. Feedback sobre o desempenho na atividade (positivo e negativo);
  7. Paciência com o processo de aprendizado.

Detalharei a seguir porque cada um desses pontos é importante.

Mas antes, um alerta: Se você desanimou ao ler esta lista, pense que delegação é um investimento de altíssimo retorno. Uma vez que sua equipe ganhe desenvoltura nas tarefas, você tende a gastar pouquíssimo tempo nas próximas delegações. É como se você fosse gastar 100% do tempo para executar, 200% nas primeiras delegações e depois 5% do tempo no futuro com a equipe desenvolvida.

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O cenário mais favorável da delegação é quando você já tem pessoas com conhecimentos e habilidades para desenvolver as atividades. Mas se elas não tiverem, não há problema, desde que haja potencial de aprendizado. Não adianta pensar em delegar se você não tem pessoas que possam aprender o necessário (num ritmo razoável) para fazer o que você está pedindo. Parece uma obviedade que beira o ridículo, mas muitos gestores e empresários experientes, simplesmente por quererem se livrar da tarefa, se pegam delegando atividades para pessoas que não conseguirão desempenhá-las.

Supondo que você tem as pessoas certas para fazer a delegação, é necessário cuidado na orientação, com: (i) a definição dos resultados que se esperam com aquela atividade; (ii) a explicação de por que se está pedindo aquilo e; (iii) definição e negociação de prazos. Assim a pessoa conseguirá tomar melhores decisões quando se deparar com obstáculos e imprevistos, que certamente aparecerão na maior parte do tempo.

É importante considerar que os prazos devem ser negociados sempre que possível, pois não adianta “empurrar” um prazo impossível para depois ambas as partes se frustrarem. Se você quer que a pessoa pense sobre o que está fazendo, explique o que quer como produto, dê espaço para que ela seja “dona” do prazo e esclareça por que está definindo este caminho.

Escolhendo a pessoa certa e a orientando adequadamente, você deve dar espaço para que ela se aproprie da atividade e encontre sua maneira de fazer. Você pode indicar, sugerir maneiras de fazer, até dizendo como você já fez aquilo no passado ou como o faria. Mas lembre-se de que o que você quer são os resultados. O “como fazer” é decisão da pessoa. Isso amplia o potencial de efetividade e de motivação, já que ela tende a desenvolver da forma que melhor funciona para si e se sentirá mais “dona” do que está fazendo.

Alguém pode questionar: mas se eu delego apontando somente os resultados, a pessoa pode cometer alguns erros ou correr alguns riscos que não deveria sob hipótese alguma. Daí vem a importância de definir padrões de atitudes e “regras gerais” sobre comportamentos e decisões. Que atitudes são desejadas e que atitudes são inadmissíveis; que riscos são intoleráveis. Fazer isso é muito diferente de dizer no detalhe como fazer algo: é explicitar o que não pode acontecer sob hipótese alguma.

Agora que a pessoa está orientada, tudo (não) vai acontecer conforme programado. Urgências, desvios de rota, imprevistos, obstáculos diversos aparecerão, como é comum de qualquer atividade empresarial. Por isso é importante o acompanhamento tempestivo e sistemático das atividades delegadas.

Quanto menos o outro tiver domínio e o quão mais complexa for a atividade, menor esse ciclo de acompanhamento, podendo até mesmo acontecer mais de uma vez por dia (especialmente no início do desenvolvimento da atividade). Isso também depende do prazo de execução. Num estágio ideal, podem acontecer dois ou três acompanhamentos intermediários, de acordo com o prazo (acompanhamento semanal de algo mensal, ou dois acompanhamentos na semana para algo semanal).

O primeiro ciclo acabou e a entrega possivelmente não saiu como você queria. Agora é hora de potencializar o aprendizado da execução com o seu olhar sobre o que deu certo, o que deu errado e o que pode melhorar na próxima execução de uma atividade da mesma natureza. Não esqueça de falar sobre o que deu certo: isso ajuda muito na motivação da pessoa e também a consolidar os avanços, mostrando que você nota e valoriza os acertos, produzindo uma pressão positiva para sua manutenção.

Finalmente, você não vai conseguir delegar se não tiver paciência com o processo de aprendizado. Ninguém aprende nada de uma hora para a outra (salvo alguns iluminados) e o seu suporte e persistência são fundamentais neste processo.

 

Lembre-se: a opção é sua! Sua gerência ou empresa pode ter o tamanho do que você consegue produzir no seu tempo ou o tamanho do que muitas pessoas podem fazer sob sua coordenação. Onde você quer chegar?

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