A realização de reuniões é uma das melhores formas de otimizar o tempo de equipes, de produzir coordenação e alinhamento nas iniciativas, de gerar boas ideias para resolver problemas e de produzir decisões coerentes e com alto potencial de sucesso. A questão é que muitos gestores não sabem como fazer uma boa reunião ou não aplicam o que sabem, produzindo desorganização, confusão e uma sensação terrível de improdutividade e perda de tempo.

Este texto funcionará como uma espécie de checklist para uma boa reunião, dividido em três tempos: antes, durante e depois da reunião. A depender do processo e da habilidade do gestor na condução de reuniões, algumas das etapas podem ser queimadas. Mas se você estiver com problemas nas suas reuniões, siga todos os passos.

 

ANTES

O primeiro ponto a ser tratado é a razão de ser da reunião. Defina claramente os objetivos da reunião: Por que você vai realizar a reunião? O que se espera alcançar ao seu final?

Mapeie os assuntos a tratar e elabore uma agenda com expectativa de tempo para cada assunto. Equilibre o tempo com a pauta, não se influenciando pelo desejo de vencer tudo numa só reunião se forem muitos assuntos. Quanto mais assuntos a abordar, maior a chance de uma reunião muito longa (e provavelmente improdutiva) ou de acabar não fechando nenhum assunto de forma adequada (novamente improdutivo).

Se estiver inseguro com a pauta, procure alguma pessoa-chave que participará nesta reunião para validar previamente a agenda.

Convoque as pessoas relevantes para o momento e faça um briefing das informações que elas precisam apresentar, enviar previamente ou ter disponíveis na reunião. Agende com antecedência suficiente para viabilizar a presença e preparação das pessoas.

Organize a estrutura e o local de acordo com a dinâmica da reunião, importância, materiais a serem trabalhados e número de participantes. Se for uma reunião virtual, planeje as ferramentas a serem utilizadas e indique aos participantes quais serão usadas. Pergunte se estão familiarizados ou se precisam de algum tipo de tutorial.

 

DURANTE

O primeiro passo na condução de uma reunião é resgatar de modo claro os objetivos da reunião e apresentar a agenda com expectativa de tempo para cada assunto. Isso vai promover um alinhamento das expectativas e maiores condições para manter a reunião no rumo certo.

No processo é fundamental garantir o foco e objetividade da participação das pessoas, começando pelo seu exemplo. Às vezes queremos compartilhar coisas interessantes ou simplesmente “vamos falando” e saímos do foco. Fique atento a si mesmo e cobre os demais a retomarem o foco. Antes de começar a reunião, peça licença para “ser chato” e intervir se o grupo estiver saindo do foco.

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Photo by Mario Gogh on Unsplash

 

Todavia, tenha flexibilidade para fazer emergirem assuntos e temas importantes e não previstos. Esses assuntos podem ser muito mais importantes que os previstos na agenda. Se for fazer alguma mudança muito grande na pauta, pare a reunião e combine com o grupo, explicando por que está fazendo isso e perguntando se está tudo bem pelos participantes fazer desta forma.

Ainda na condução do grupo, promova o equilíbrio da fala (mas sem busca de “igualdade”), com coordenação ativa e tente resolver diferenças e conflitos pela negociação e não por votação. A votação acaba produzindo discussões insuficientes e uma resignação e não adesão às decisões.

Mantenha o foco nos problemas e soluções e não na autoria de ideias, em quem tem a razão ou nos culpados. Deixe muito claro que é um processo coletivo e que a responsabilidade pelo sucesso ou pelo fracasso é do grupo inteiro. Sempre defina e registre encaminhamentos com prazos e responsáveis ou deixe muito claras as  decisões e acordos sobre os assuntos tratados.

Finalmente, tenha pontualidade no início e fim da reunião. Se não tiver no início, garanta que terá ao final. Esse é um dos principais problemas: tentar compensar o atraso no início com a extensão da reunião. Na maioria dos casos, as pessoas têm outras programações e compromissos e um atraso no final gera uma sensação muito ruim de improdutividade.

Se for uma reunião com desdobramentos, defina as próximas agendas (ou pelo menos a próxima) no final da reunião. Será muito mais fácil fazer isso com todos presentes. Se houver muita dificuldade na convergência de agendas, use um Doodle e peça que as pessoas respondam no mesmo dia.

 

DEPOIS

Depois de realizar a reunião, envie uma memória com o registro da discussão, preferencialmente com uma só página, podendo se estender a duas. Você deve enviar este documento no mesmo dia ou na manhã do dia seguinte, se a reunião for semanal, ou em até dois dias se houver mais espaço entre as reuniões.

A memória deve ser uma síntese da reunião, com o registro dos principais encaminhamentos, com prazos e responsáveis, e das principais decisões, sem descrever quem disse o que, focando no produto final da reunião (diferentemente das desnecessariamente longas atas de reunião de condomínio). Quando enviar o material, sempre peça que os participantes confirmem se o registro está adequado.

Para fazer as coisas acontecerem, é muito importante monitorar os encaminhamentos entre reuniões. E quando realizar a próxima reunião, comece pela leitura da memória. Se alguém discordar do registro, afirme que o momento de fazer isso é no recebimento do documento e não na reunião seguinte. Não dê abertura para que o grupo fuja dos encaminhamentos e das decisões alegando falta de clareza ou de entendimento do documento.

Por fim, é importante avaliar a reunião, cobrindo todos os aspectos: a definição e preparação da agenda; a preparação prévia das pessoas; a estimativa de tempo da agenda com relação à pauta; a adequação da alocação do tempo para discussões e decisões; o foco e objetividade do grupo; a pertinência dos assuntos tratados e o registro adequado dos encaminhamentos.

Como as reuniões da sua empresa estão sendo conduzidas?

 

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