Os Segredos da Produtividade Pessoal

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Produtividade se trata de fazer bem as coisas e de ter um alto rendimento do seu tempo em termos de resultados e impactos. Produtividade não tem a ver com a quantidade de tarefas que executamos. Isso é atividade.

Afinal, estar ocupado o tempo todo significa falta de foco. E ainda mais: trabalhar sem parar durante períodos prolongados de tempo para dar conta de suas tarefas levará à exaustão e erros. Ou seja: você pode chegar num ponto em que trabalhar mais vai gerar ainda mais retrabalho e menos resultados!

Por isso, tome cuidado com o sentimento de dívida e de “afogamento em atividades”. Se livrar das tarefas para acabar logo vai gerar esse retrabalho. Se você não conseguir avançar, é melhor retornar mais tarde, “dando um tempo”. Pessoas comprometidas e empreendedoras nunca têm tempo para fazer tudo o que precisa ser feito.

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Mas, então, como definir o que fazer ou não? Toda vez que você tiver atividades para executar, pode fazer esse checklist simples:

  1. Essa tarefa é prioritária?
  2. Eu tenho tempo suficiente para executar um bloco completo dessa atividade?
  3. Eu estou no momento certo de energia para lidar com a complexidade dessa tarefa?
  4. Eu estou no local certo com estrutura e condições adequadas para fazer essa tarefa?

E como definir as prioridades? Primeiro avalie o impacto. Como isso que você vai fazer se articula com a sua estratégia? Quais atividades vão produzir mais resultados a longo prazo? Depois avalie a facilidade. O que você vai conseguir executar com menos esforço e mais velocidade? E, por fim, a urgência: o que tem mais pressão para ser feito?

O problema é que muitos de nós procrastinamos e acabamos criando urgências que não deveriam ter esse status. E aí fica quase impossível organizar a agenda e as prioridades. Se nós atuamos somente onde a pressão é maior, é como se fôssemos barcos ao sabor do vento, sem rota de chegada. Para sair dessa fria, só repriorizando e enfrentando a purgação de descumprir algumas urgências mal assumidas. Só assim para retomar sua produtividade.

Aí resolvemos a sua priorização. Mas você precisa organizar a sua agenda! Como fazer para organizar tudo aquilo que você precisa fazer no seu tempo? É simples. Basta implantar o timeboxing: você precisa bloquear a agenda para fazer o que precisa ser feito, contando com imprevistos e urgências. E isso é mais simples do que parece. Basta agendar compromissos e tarefas com a mesma disciplina. Ou seja, uma atividade analítica ou um relatório vai para sua agenda da mesma forma que uma reunião. (leia mais aqui sobre timeboxing)

Assim você sai da lista de tarefas ou do Asana ou Trello e entra na realidade. Que é o tempo que você tem disponível. Timeboxing nada mais é do que colocar seus compromissos, inclusive atividades, na agenda. Usando a regra de priorização, o checklist de definição de tarefas e o timeboxing, você só vai ter problemas se não for honesto com você mesmo ou se não conseguir negociar com terceiros o que não for prioridade (leia aqui sobre como dizer não).

Como você tem organizado suas pendências e tarefas?

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